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¿CÓMO ADMINISTRAR UNA LISTA DE INVITADOS?

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Administrar tu lista de invitados resulta de vital importancia a la hora de organizar un evento y controlar el acceso de aquellas personas con las que hayas pautado su visita de antemano.

Ya sean eventos empresariales, cumpleaños o reuniones casuales, contar con este tipo de controles puede solucionarte cualquier inconveniente relacionado con el ingreso, permanencia y egreso de personas.

De esta manera, además de brindar determinados beneficios como puede ser un acceso especial, descuento o la gratuidad de una entrada, también estarás llevando un riguroso control de seguridad ante cualquier imprevisto que pueda acontecer en el evento.

No solo se utilizan listas de invitados para grandes eventos o reuniones importantes. De hecho, son muy utilizadas en cualquier tipo de convocatoria que requiera de una organización previa y un efectivo control de accesos en tiempo real.

LISTA DE INVITADOS EFICIENTE

En otros momentos, era normal imprimir la lista de invitados y tildar los nombres de los asistentes. Sin embargo, con el avance de la tecnología, métodos mucho más efectivos han ocupado este lugar.

Si bien puedes llevar este control a través de una planilla de Excel bien configurada, resulta mucho más eficaz utilizar programas y aplicaciones que permitan implementaciones sencillas.

En consecuencia, los programas de gestión de accesos han dejado de ser un lujo de unos pocos para convertirse en una de las herramientas más utilizadas a la hora de administrar una lista de invitados.

Gracias a su sencilla implementación y la optimización de recursos, cada vez son más las empresas y eventos que los utilizan para administrar sus listas de invitados.

Con un simple click del mouse o a través de un breve escaneo de un lector láser, el software registra el ingreso de cada asistente. Por ejemplo, pueden controlarse el horario de entrada, DNI, nombre completo, foto y cualquier otro dato que merezca la pena ser registrado.

Además, en caso de contar con una lista de invitados, permite reducir el tiempo de espera al evitar la búsqueda manual en una hoja impresa. Por el contrario, de manera automática, el sistema reconoce al visitante y notifica si se encuentra habilitado para ingresar o no.

También, en caso de contar con requisitos especiales como puede ser un mínimo de edad para ingresar, el sistema reconoce de manera automática la fecha de nacimiento, rechazando o habilitando al invitado de acuerdo al parámetro establecido.

ANTES Y DESPUÉS

También podrás controlar posteriormente, las entradas y salidas de los asistentes. En consecuencia, puedes conocer en detalle la cantidad de asistentes y cuánto tiempo permanecieron en ella, además de cualquier otro dato que pueda resultar relevante.

Más allá de su implementación, la manipulación de este tipo de sistemas es muy sencilla para cualquier usuario que sepa encender una PC. No se necesita ningún tipo de conocimiento previo ni programa externo al propio software de gestión.

Puedes utilizar este tipo de sistemas desde una PC o Notebook. Para hacerlo, no necesitas más que un teclado, un mouse y, en caso de ser necesario, un lector que permita leer códigos de DNI.

Una solución rápida y efectiva para administrar tu lista de invitados y almacenar, de manera eficiente, todos los datos relativos a la misma. Mayor seguridad y menor tiempo para el control, son algunos de los beneficios más importantes que te brinda este tipo de implementaciones.

SISTEMAS DE CONTROL EN LA ERA POST-COVID

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Leandro Menendez
Leandro Menendez

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